Veel bedrijven gebruiken spreadsheets voor hun planning. Omdat het plannen in spreadsheets vaak erg basaal is, missen deze bedrijven de basis om geavanceerde planningssystemen te implementeren. In dit blogartikel bespreken we vier best practices om de kloof tussen de huidige situatie en een nieuwe planningsoplossing te overbruggen, zodat je efficiënt met je nieuwe systeem aan de slag kunt gaan.
1. Breng eerst je planningsproces op orde
Geen enkel nieuw systeem zal onmiddellijk de problemen in je organisatie oplossen. Dit geldt ook voor resource planning software; deze zijn slechts tools die je kunnen helpen efficiënter te plannen. Het is cruciaal om eerst je interne planningsproces op orde te brengen. Dit begint met het vastleggen van duidelijke afspraken over verschillende onderwerpen:
- Hoe plannen we?
- Wat doen we waar, in welk systeem?
- Hoe gedetailleerd maken we onze planningen?
- Wanneer moeten de uren definitief zijn gemaakt?
- Sturen we bevestigingsmails naar onze klanten?
- Wie doet wat?
- Wie is eindverantwoordelijk?
- Wie maakt nieuwe gebruikers aan?
- Wie verwijdert gebruikers die niet meer in dienst zijn?
Door deze zaken vooraf goed te regelen, leg je een solide basis voor het gebruik van nieuwe resource planning software.
2. Bepaal vooraf wat de nieuwe software moet opleveren
Voordat je nieuwe resource planning software in gebruik neemt, is het belangrijk om een duidelijk doel voor ogen te hebben binnen de organisatie. Wat moet de nieuwe resource planning software voor jullie doen? Wil je een betere bezetting op projecten? Tijd besparen? Inzicht krijgen in of je nog nieuwe projecten kunt aannemen?
Met goede resource planning software kun je bijvoorbeeld real-time zien of er nog mensen beschikbaar zijn, hoeveel dat er zijn en of zij de juiste competenties en functies hebben voor nieuwe projecten. Als je niet overeenkomt over wat je wilt bereiken, kun je nooit bepalen of de nieuwe resource planning software een succes is.
3. Volg een stapsgewijze methodiek voor implementatie
Probeer niet alle functies van het nieuwe systeem in één keer te implementeren, maar doe dit stap voor stap. Deze aanpak wordt ook wel de salami-tactiek genoemd. Net zoals je een salami in plakjes snijdt, implementeer je het nieuwe systeem geleidelijk.
Begin met een aantal kernfunctionaliteiten en breid dit daarna uit met aanvullende onderdelen. Hierdoor geef je je medewerkers de kans om aan het nieuwe systeem te wennen zonder hen te overweldigen. Deze geleidelijke aanpak zorgt voor een hogere adoptie en vermindert de kans op fouten, omdat medewerkers de tijd krijgen om het systeem goed onder de knie te krijgen.
4. Benoem key users / ambassadeurs van het systeem
Veel bedrijven proberen hun nieuwe systemen top-down te implementeren, wat vaak slecht werkt omdat de adoptie op uitvoerend niveau moet plaatsvinden. Het is belangrijk om juist op dat niveau draagvlak te creëren.
Zorg daarom voor interne ambassadeurs die het nieuwe systeem van A tot Z kennen. Kies mensen die enthousiast zijn over het nieuwe systeem en investeer in hun training. Deze ambassadeurs kunnen vervolgens het systeem verder uitdragen binnen de organisatie, door de voordelen in de praktijk te laten zien en eerstelijns vragen te beantwoorden.
Ambassadeurs spelen een cruciale rol in het succes van de implementatie. Zij kunnen collega’s inspireren en ondersteunen, waardoor de acceptatie en het effectief gebruik van het nieuwe systeem toenemen.
Tot slot
Het overstappen van spreadsheets naar geavanceerde resource planning software vereist zorgvuldige planning en implementatie. Door eerst je planningsproces op orde te brengen, duidelijke doelen te stellen, een stapsgewijze implementatie te volgen en interne ambassadeurs te benoemen, kun je de overgang soepel laten verlopen en de efficiëntie van je organisatie aanzienlijk verbeteren.
Het is essentieel om te begrijpen dat een nieuw systeem alleen effectief kan zijn als de onderliggende processen goed zijn ingericht en er binnen de organisatie draagvlak is. Met deze best practices kun je de kloof tussen je huidige situatie en de nieuwe planningsoplossing overbruggen en optimaal profiteren van de mogelijkheden die geavanceerde resource planning software biedt.