Personeelsplanning is het proces van het voorspellen en organiseren van de personeelsbehoeften van een organisatie. Het doel is om ervoor te zorgen dat er altijd voldoende en gekwalificeerde medewerkers beschikbaar zijn om aan de behoeften van het bedrijf te voldoen, zowel op korte als op lange termijn. Dit proces omvat verschillende activiteiten, waaronder het analyseren van huidige personeelsgegevens, het anticiperen op toekomstige personeelsbehoeften en het optimaliseren van de inzet van bestaand personeel.
Waarom is personeelsplanning belangrijk?
Een goede personeelsplanning is belangrijk voor een bedrijf. Door precies te weten hoeveel personeel er nodig is en hier inzicht in te hebben kan een bedrijf kosten besparen door onder-of overbezetting te voorkomen. Met de juiste hoeveelheid personeel kan een bedrijf zijn productiviteit verhogen, waardoor de kwaliteit van de dienstverlening beter wordt. Door inzicht te hebben in de behoefte aan personeel, kan een bedrijf flexibeler inspelen op veranderingen in de markt of binnen de organisatie zelf.
Een personeelsplanning maken
Een effectieve personeelsplanning maken kan uitdagingen met zich meebrengen. Het is belangrijk om eerst de personeelsbehoeften van een organisatie te beoordelen. Hierbij is het belangrijk om te kijken naar historische gegevens. Door eerdere planningen te bekijken kun je trends en patronen identificeren. Op basis hiervan kunnen toekomstige personeelsbehoeften in kaart worden gebracht. De vraag naar personeel kan veranderen op basis van bedrijfsdoelstellingen, seizoensgebonden vraag, geplande projecten en marktontwikkelingen. Een ander onderdeel van personeelsplanning is het inventariseren van vaardigheden en competenties die nodig zin voor verschillende functies binnen de organisatie.
Inventarisatie van personeel
Het is belangrijk om een duidelijk overzicht te hebben van beschikbaar personeel. Daarom moet de beschikbaarheid van werknemers worden geregistreerd. Bijvoorbeeld het bijhouden van geplande en ongeplande afwezigheden zoals vakantie, ziektedagen en verlof, maar ook het aantal uren dat medewerkers beschikbaar zijn.
Opstellen van de planning
De daadwerkelijke planning verloopt in een aantal stappen. Allereerst moet er een roosterindeling worden gemaakt. Medewerkers moeten worden ingedeeld in werkroosters op basis van hun beschikbaarheid en vaardigheden. Hierbij is het belangrijk om te zorgen voor een evenwichtige verdeling van werkuren en -last om overbelasting of een burn-out te voorkomen.
Het gebruik van technologie
Een personeelsplanning maken kost vaak veel tijd. Gelukkig hoef je tegenwoordig niet alles meer handmatig te doen. Door geavanceerde software voor het automatiseren van planningsprocessen in te zetten kun je erg veel tijd besparen. Met deze tools kun je niet alleen snel en efficient een personeelsplanning maken, ook je medewerkers hebben toegang met behulp van een app. Via de app kunnen ze zelf hun beschikbaarheid doorgeven, diensten ruilen en hun rooster inzien. Als medewerkers ziek zijn is het vaak nodig om zo snel mogelijk vervanging te regelen. Ook hier kunnen planningstools bij helpen. Meldt iemand zich ziek dan krijgen medewerkers hiervan een melding en kunnen zo de dienst overnemen.
Wet- en regelgeving
Bij het opstellen van een personeelsplanning in Nederland moet je rekening houden met verschillende wet- en regelgeving. Deze wetten zijn bedoeld om de rechten van werknemers te beschermen en ervoor te zorgen dat werkgevers zich aan bepaalde normen houden. Zo heb je te maken met de Arbeidstijdenwet, de WAZO en de Arbeidsomstandighedenwet.
Arbeidstijdenwet
De Arbeidstijdenwet regelt de maximale werktijden en rusttijden van werknemers. De maximale werktijd per dag i 12 uur en de maximale werktijd per week 60 uur. Per 24 uur moet er minimaal 11 uur aaneengesloten rust per 24 uur zijn en 36 uur aaneengesloten rust per week. Werken je medewerkers langer dan 5,5 uur aangesloten dan hebben ze recht op 30 minuten pauze van het werk. Werk je 10 uur of langer dan heb je recht op 45 minuten pauze. Het is belangrijk om bij het maken van je planning rekening te houden met deze regels.
Arbeidsomstandighedenwet
De Arbowet richt zich op het bevorderen van de gezondheid, veiligheid en welzijn van werknemers. Bij personeelsplanning moet je rekening houden met het voorkomen van overmatige werkdruk en stress. Ook het waarborgen van een veilige werkomgeving is van belang. Daarnaast moet bij de planning rekening worden gehouden met periodieke rustmomenten om de gezondheid van werknemers te bevorderen.
De Wet Arbeid en Zorg
Bij het maken van een personeelsplanning moet je ook rekening houden met de Wet Arbeid en Zorg. Deze wet regelt diverse vormen van verlof, zoals Zwangerschaps en bevallingsverlof, Ouderschapsverlof, Zorgverlof en Kort verzuimverlof.
Algemene Wet Gelijke Behandeling (AWGB)
Deze wet verbiedt discriminatie op grond van onder andere ras, geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid en handicap. Bij personeelsplanning moet je ervoor zorgen dat alle werknemers gelijk worden behandeld en dat er geen sprake is van discriminatie.